Tekeekö ilmaisella asiakkuudenhallintajärjestelmällä mitään?

Kun jäin yrittäjäksi reilu vuosi sitten, myynnissä työskentelevät tuttuni kehottivat hankkimaan heti asiakkuudenhallintajärjestelmän (CRM). Ilman sitä en voisi kuulemma elää. Sain suosituksia hyvistä CRM-työkaluista, jotka eivät maksaisi ihan hirveästi. Excelkin kuulemma menettelisi, mutta mieluummin kannattaisi ottaa ihan oikea asiakkuudenhallintasofta.

Totesin, että jos minä CRM:n otan, sen on oltava ilmainen. En halunnut heti CRM:stä softakuluja yritykselleni. Excel ei tullut kysymykseen, koska se olisi minulle lopulta vain tiedondumppauspaikka, ei osa asiakasviestintärutiinejani. Tiesin, että HubSpotilla on tarjota ilmainen CRM, joka ei olisi dumppauspaikka, vaan myös viestintäväline. Mutta olisiko heidän ilmaissoftastaan oikeasti hyötyä minulle?

Ohjelmiston hyvyys riippuu käyttötavasta

Päätin kokeilla. Otin käyttööni HubSpot CRM:n ja latasin haluamani kontaktit sinne CSV-tiedostosta. Ajattelin hyödyntäväni softaa paremmin heti kesän jälkeen, kun olen päässyt pahimmasta yrittäjyyden alkustressistä yli. Tiedäthän: ”Laitan nyt vaan nää kontaktit ja kattelen syssymmällä, mitä voisin lisäksi tehdä.”

Äkkinäisemmät teistä huomasivat virheeni jo ”ajattelin”-lauseesta: vaikka ohjelmistolla pystyisi mihin, siitä ei ole mitään iloa käyttämättömänä. Halusin softan, joka ei olisi vain dumppauspaikka, mutta sellainen siitä kuitenkin tuli.

Lopulta unohdin koko työkalun. Kontaktit killuivat CRM:ssä, kunnes totesin pärjääväni muistikirjallani ihan hyvin. Eihän minua ole Creebolla töissä kuin yksi ja käsin on niin kiva kirjoittaa. Mikä ei vihkossa pysy säilyy päässä, ”eikä mun edes tarvi jakaa tietoa kellekään muulle millään järjestelmällä” – eiks niin?

Siispä goodbye CRM ja digitalisaatiohype! Meikä pärjää paperilla!

”Mun muistiinpanot on kotona, tsekkaan illalla”

Enpä ajatellut, että minunhan tarvitsee jakaa tietoa itsellenikin. Ensimmäinen ahdistuksen hetki tuli, kun vihkon sivut alkoivat loppua. ”Miten siirrän tiedot seuraavaan vihkoon? Kauhee työ. Pitäskö vaan kantaa kahta vihkoa mukana, niin muistan, mistä on juteltu edellisissä tapaamisissa?” Ei mitään järkeä – eihän paperivihko edes mahdu kaikkiin laukkuihin.

Toinen ahdistus tuli, kun olin reissussa ja asiakas kysyi pikaviestimellä, miten olimme sopineet erään projektin laskutuksesta. ”Mun muistiinpanot on kotona, tsekkaan illalla miten sovittiin.”

Hävetti. Minä digitalisaatiopaasaaja, jonka työnteko onnistuu missä tahansa, ja joka tarkastan ruokaostosten hinnat puhelinsovelluksella ennen kauppaan menoa, olinkin muuttunut paperikautiseksi yrittäjäksi. Olisiko jo aika siirtää yrityksen tärkeinkin tieto paikkaan, johon pääsee käsiksi mistä päin maailmaa tahansa?

Kahden ahdistuksen taktiikalla muutos toimintatapoihin

Siispä takaisin HubSpot CRM:n pariin. Siirsin taas kerran kontaktit CSV-tiedostona CRM:ään, merkkasin kontaktit asiakkaiksi, päivitin liidistatuksen ja lisäsin muistiinpanot edellisistä tapaamisista. Yhdistin sähköpostitilini HubSpotiin, jotta myös viestihistoriani tallentuu CRM:ään muiden asiakastietojen kanssa. Siirsin tehtävälistan muistilapuilta verkkoon ja laitoin kalenterimuistutukset paikalleen. CRM loi yritysobjektit automaattisesti sähköpostiosoitteiden perusteella.

Ensimmäistä kertaa ikinä myös pohdin (ja dokumentoin!), mitä vaiheita myyntiprosessiini kuuluu – siis mitä vaiheita itse käyn läpi myyjänä ja toisaalta mitä infoa ostaja missäkin vaiheessa tarvitsee. Mietin, mitkä ovat kaupanteon eri vaiheet ja mikä todennäköisyys minulla on saada kaupat kussakin vaiheessa. Ensimmäistä kertaa ikinä pohdin, että asiakas on muutakin kuin asiakas – hän voi olla myös uudestaan liidi ostaessaan uutta palvelua. Viestintäni täytyy siis muuttua asiakkaan tarpeeseen vastaavaksi.

Vastaus: tekee

Softan käyttöönotto ei siis ollutkaan minulle vain tekninen rutistus, vaan myös liiketoimintaprosessien ja myyntiviestinnän kirkastusta. Itse käytän softaa Creebolla yksin, mutta ilmais-CRM sopii myös suuremmille organisaatioille. Käyttäjien määrää ei ole rajoitettu ja kontakteja mahtuu mukaan miljoona.

Jos HubSpot CRM kiinnostaa, tsekkaa ihmeessä myös CRM:n kyljessä toimivat lisäpalikat markkinoinnin ja myynnin kehittämiseen. Nekin ovat ilmaisia – tiettyyn pisteeseen asti. Alkuun pääset kuitenkin jo ilmaistyökaluilla: voit luoda nettisivulomakkeita, seurata asiakkaasi kanssa käytyä keskustelu-, tapaamis- ja tehtävähistoriaa, nopeuttaa myyntiviestintää ja seurata sen tehokkuutta 0 eurolla kuussa.

Ota yhteyttä, mikäli haluat vaihtaa ajatuksia HubSpot CRM:n, Marketing Free:n tai Sales Free:n sopivuudesta tai ominaisuuksista sinulle ja yrityksellesi! Autan ottamaan CRM:n lisäosineen käyttöön niin, etteivät tietosi jää pölyttymään pilveen hyödyntämättöminä.