5 tapaa säästää rahaa viestinnällä

Uskotko, että voit säästää rahaa selkeällä viestinnällä? Monesti puhutaan vain rahan ansainnasta: kuinka viestinnällä voi ohjata asiakkaita tiettyyn johtopäätökseen ja jopa ostamaan. Mutta oletko ajatellut, kuinka paljon kuluja säästäisit liiketoiminnassasi pelkästään sillä, että viestit selkeästi?

Mietitään viestinnän peruselementtiä, tarinankerrontaa. Parhaat tarinankertojat osaavat tuoda kuulijan tilanteeseen, josta tarina on saanut alkunsa. He osaavat maalata tilanteesta niin yksityiskohtaisen kuvan, että kuulijat tuntevat olevansa tarinan tapahtumapaikalla. Mitä tahansa tunnetta kertoja tahtookin välittää – yllättyneisyyttä, surua, iloa, pelkoa – kuulijan täytyy samaistua kertojan tarinaan, muuten tunne ei välity.

Sama toimii toisinpäin – kertojan täytyy samaistua kuulijaansa. Viestin tuojan ja saajan täytyy löytää yhteinen kieli, jotta viesti on ymmärrettävä. Yliopistossa törmäsi toisinaan siihen, että luennoitsija oli ”liian fiksu” kuulijakunnalleen. Pitkän uran tehnyt matematiikan professori ei kyennyt samaistumaan fuksin tietämyksen tasoon, ei selittänyt teoriaa tarpeeksi yksinkertaisesti, ja kirjoitti taululle liian vaikeita esimerkkilaskuja. No-win-tilanne oli valmis: opiskelija tunsi itsensä tyhmäksi ja proffa mietti, miten on mahdollista, että fuksit ovat vuosi vuodelta hölmömpiä. OK, faktaa minulla ei ole kuin opiskelijan näkökulmasta 🙂

Mutta miksi puhun matematiikan luennoista, kun piti miettiä tarinankerrontaa? Koska tarinankerronta on muutakin kuin Disneyn satuja ja tv-mainoksia. Esimerkiksi: joka päivä joku kolaroi autonsa ja joutuu selittämään poliisille, mitä tilanteessa tapahtui. Ei poliisille riitä ”Se törmäsi mun autoon!”. Tilanteen arvioidakseen hän tarvitsee tarkemman tapahtumaketjun. Mitä paremmin kuvailet tilanteen ennen törmäystä sitä nopeammin syyllinen selviää.

Toinen esimerkki: viet koirasi eläinlääkäriin, koska se tärisee lattialla ja uikuttaa. Lääkärin tehtävänä on selvittää hälyttävän käyttäytymisen syy perustuen siihen, mitä sinä ja testitulokset hänelle kertovat. Toki voit jättää kertomatta lääkärille, että koira on pari päivää aiemmin syönyt rukkaset. Mutta jos kerrot, ehkä vältyt ylimääräisiltä röntgenkuvilta ja muilta kalliilta tutkimuksilta.

Tilanteen ei tarvitse olla noinkaan vakava. Jos olet ostaja, tilaat työksesi liiketoiminnalle tärkeitä komponentteja päivittäin. Mieti, kuinka helppoa tilauksen teko on, kun tunnet toimittajan entuudestaan ja olet tilannut häneltä samaa komponenttia aiemminkin. Mitä jos laittaisit samanlaisen viestin uudelle toimittajalle? ”Moro Pekka, laitatko tulemaan sinisiä ruuveja, koodi XY-886. Kiitos!” Saapuva paketti ei varmaankaan vastaisi toiveitasi. Ennen kuin voit viestiä huolettomasti, sinun ja toimittajan täytyy luoda yhteinen mielikuva tilanteesta ja puhua yhteistä kieltä.

”Puhutko minulle?” Varmista, että tunnet kuulijasi!

Samat lainalaisuudet pätevät myös, kun myyt asiakkaallesi, ostat markkinointipalveluita tai tiedotat henkilöstöllesi: Tuotteen, jonka asiakkaallesi myyt, täytyy vastata asiakkaan käsitystä siitä, mitä hän on tilannut. Jos näin ei käy, asiakas reklamoi, ja kulutat kallista aikaasi virheenkorjaukseen. Kun tilaat esitteitä uudelta painotalolta, lähetät vanhan esitteen malliksi, jotta asiantuntijat osaavat tehdä sinulle vastaavan tuotteen ilman kalliita uusintapainoksia. Kun kerrot henkilöstöllesi uudesta työsuhde-edusta, varmistat, että sisällytät viestiisi kaiken olennaisen, jotta et huku kysymyksiin ja uudelleentiedottamiseen.

Muista siis: Tiedosta, kenelle tarinaasi kerrot. Kerro hänelle kaikki olennainen, jotta hän ymmärtää, mistä puhut. Tarinallasi on selkeä tavoite – mieti tarkkaan, mitä tietoja kuulijasi tarvitsee päätyäkseen haluamaasi tavoitteeseen. Jätä epäolennainen kertomatta. Älä salaile – ole aito ja mahdollista kuulijallesi avoin keskustelu aiheesta. Muutoin tarinaa ei tarvitse vaivautua kertomaan ollenkaan. Kun olet kertonut tarinasi, mieti, menikö kaikki nappiin, vai jäikö parantamisen varaa. Täydellinen ei tarvitse olla, kunhan viesti menee perille ilman suuria sivukuluja.

Tässä vielä pähkinänkuoressa viisi tapaa, joilla voit viestiä selkeämmin ja säästää rahaa:

1) tunne kuulijasi – ymmärrä hänen lähtökohtansa ja puhu hänelle tuttua kieltä
2) kerro kaikki olennainen, jotta kuulija voi samaistua tarinaasi
3) muista tarinasi tavoite – sisällytä vain ne näkökulmat, jotka vievät kuulijaasi kohti tavoitetta
4) ole avoin – vain rehellinen tarina on aito ja samaistuttava
5) analysoi lopputulos – jos onnistuit tavoitteessasi, hienoa! jos et, korjaa virheesi seuraavaan tarinaan